Distansstämma eller en hybrid? – här är bästa sättet för din förening

Den tillfälliga lagen som ska underlätta vid stämmor under pandemin har förlängts. Vi reder ut vilka alternativ som finns till hands och kikar lite extra på den som är här för att stanna – hybridstämman. Hur funkar det egentligen att delta i en årsstämma som både hålls på plats och på distans?

Det såg länge ut som att den tillfälliga lag som trädde i kraft i april 2020 och vars syfte var att underlätta genomförandet av bolags- och föreningsstämmor under coronapandemin inte skulle förlängas under 2022. Vid årets stämma skulle det därmed inte finnas möjlighet att poströsta och mötet behövde åter hållas på en fysisk plats. Smittoläget i början av året fick dock regeringen på andra tankar och den 1 mars trädde åter den tillfälliga lagen i kraft.

– Vi ser positivt på att regeringen har lyssnat på vår önskan om att förlänga den tillfälliga lagen. Däremot hade vi gärna sett att den trätt i kraft redan under februari så att även de föreningar som har räkenskapsår som slutar sista augusti hade haft möjlighet att hålla stämma på ett smittsäkert sätt, säger Bostadsrätternas vd Ulrika Blomqvist.

Ett sätt som nu återigen blir möjligt med den tillfälliga lagen är poströstning. Något Ulrika Blomqvist gärna förordar under rådande omständigheter eftersom den fungerar bra och är demokratisk så till vida att alla har samma förutsättningar.

Det finns flera olika alternativ för att genomföra stämman på distans (se nästa sida). Ett sätt är också en så kallad hybridstämma och den går att arrangera med befintlig lagstiftning – det vill säga oavsett den tillfälliga lagen eller inte. Den innebär att stämman hålls på en fysisk plats, men att föreningen ändå erbjuder medlemmar, om inte kan eller vill komma till platsen för stämman, att delta digitalt.

Tidigare har hybridstämmor varit ovanliga, men pandemin har gjort att många blivit vana vid digitala möten och därför kanske även för detta sätt att hålla stämma. Men eftersom medlemmarna kan delta antingen på plats i lokalen eller digitalt ställer metoden också högre krav på tekniken och genomförandet – för såväl styrelsen som de enskilda medlemmar som deltar via länk.

Det är troligt att hybridstämmorna blir fler i takt med att generationer med högre digital mognad tar över – något som faktiskt gynnar demokratin eftersom fler kan delta.

Styrelsen ska ha meddelat vilken typ av mötesprogram som ska användas och hur det laddas ner. Som medlem är det bra att installera det aktuella programmet på sin dator eller mobil i god tid så att det finns tid att göra sig bekant med exempelvis chattfunktionen, kameran och ljudet. För den som är ovan vid digitala möten är ett tips att träna på att umgås digitalt med några grannar innan stämman.

– Precis som vid alla digitala möten gäller det att se till att ha en bra uppkoppling och att logga in till mötet i god tid, säger Ulrika Blomqvist.

När en enskild medlem vill begära ordet under ett digitalt möte brukar det fungera bra att, precis som vid fysiska möten, räcka upp handen. Alternativt kan man skriva in i chatten att man önskar få ordet.

– Vi rekommenderar föreningar att avdela en person som har koll på det tekniska och en annan som ansvarar för handuppräckning och chatt och som kan upprätta en talarlista. Det blir annars för mycket för en mötesordförande att hålla reda på samtidigt, säger Ulrika Blomqvist.

Vid omröstningar finns det olika vägar att gå. Enklast är att beslut fattas med acklamation – något som brukar fungera bra vid formaliabeslut. Ett annat sätt är handuppräckning och ett tredje är ett röstningsverktyg i form av en app där medlemmarna loggar in med bank-id.

– De flesta föreningar gör allt för att det här ska fungera så bra som möjligt och det är troligt att hybridstämmorna blir fler i takt med att generationer med högre digital mognad tar över – något om faktiskt gynnar demokratin eftersom fler kan delta, betonar Ulrika Blomqvist.

Samtidigt ska inte det fysiska mötet underskattas; att träffas och umgås i samband med stämman är viktigt liksom att den avslutande frågestunden får ta sin tid.

– För formaliabeslut fungerar det digitala mötet utmärkt, men för frågor som kräver diskussion är det fysiska mötet överlägset, inte minst i större föreningar, säger Ulrika Blomqvist.